Gezocht: open source ledenadministratie op de desktop

Hoeveel verenigingen kent Nederland wel niet? Het moeten er duizenden zijn. En al die verenigingen hebben leden, en al die leden moeten in een ledenadministratie worden bijgehouden.  Zijn daar mogelijkheden voor meer en beter gebruik van open source software? Eerlijk gezegd stond ik daar nooit echt bij stil, maar vorige week kwam de volgende vraag van Henk van Veen bij me binnen (terzijde: alle geciteerde tekst is geredigeerd):

Ik gebruik voor enkele verenigingen de database van MS Works 4.5. Is iets dergelijks ook mogelijk binnen OpenOffice.org? De database van OpenOffice.org heb ik al geprobeerd, maar dat is voor veel verenigingen te moeilijk en bevat functies die niet nodig zijn. Works 4.5 is zeer geschikt voor kleine verenigingen tot ongeveer 500 leden.

Henk is 73 jaar en -zoals hij aangeeft- ‘nog volop in de running’. MS Works 4.5 voldoet prima, maar het programma is inmiddels op leeftijd en draait niet meer op computers met Windows Vista of Windows 7. De meerwaarde van Works 4.5 is de hechte integratie tussen de database en de tekstverwerker.

Ik heb meerdere databaseprogramma’s uitgeprobeerd, maar Works 4.5 bleek het meest functioneel. Het is mogelijk om werkelijk iedere brief, etiket, envelop, acceptgiro of wat maar ook in elkaar te draaien met elk gewenst (gefilterd of gemarkeerd) adres of gegeven.

Henk is te spreken over de sorteermogelijkheden, het gemak waarmee velden toegevoegd of verwijderd kunnen worden, de filteropties (welke hij krachtiger vindt dan die in Excel). Nadelen zijn er ook. MS Works 4.5 heeft geen verticale lineaal, er zijn beperkingen rond het afdrukken en in een veld kan niet worden opgeteld. Meer recente versies van MS Works missen weer de functies waar Henk tevreden over is.

Joost Geraets stuurde via Twitter een link naar de mogelijkheden die OpenOffice.org zou moeten bieden. De Duitstalige artikel, uit 2008, verwijst naar sjablonen die ik in OpenOffice.org 3.x niet terug heb kunnen vinden.  Op deze site heeft iemand gekeken naar de mogelijkheden voor een ledenadministratie van een kerk in OpenOffice.org. Met deze twee verwijzingen lijkt de conclusie gerechtvaardigd dat het mogelijk moet zijn.

Waar zijn we dus naar op zoek:

1. een open source desktop programma voor een of meerdere ledenadministraties,
2. het programma moet een handige database zijn, welke zowel direct als via een goed te begrijpen grafische inteface te gebruiken is (gegevens toevoegen, wijzigen en verwijderen),
3. de database moet voor niet-technisch onderlegde gebruikers eenvoudig te koppelen zijn aan een tekstverwerker, voor het afdrukken van brieven, lijsten, etiketten, enveloppen, acceptgirokaarten en andere documenten die op dat moment nodig worden geacht,
4. de gegevens in de database moeten snel en eenvoudig gefilterd kunnen worden (zonder dat er een cursus databasebeheerder voor nodig is).

Qua gegevens praten we over NAW-gegevens met wat aanvullende kenmerken.

Zodra ik wat meer tijd heb, ga ik eens even kijken naar de mogelijkheden van OpenOffice.org. De vraag is of jullie mee willen zoeken naar het juiste programma. Hebben jullie zelf vragen, stel ze dan gerust. Mocht je de jeuk voelen om iets willen maken dat nuttig en waardevol is voor al die verenigingen…. Graag!