Android: op zoek naar de ideale ‘to do’-applicatie

Pocket Informant was de afgelopen jaren dé belangrijkste applicatie op mijn HTC. Helaas is het programma nog niet beschikbaar voor Android. Het zit wel in de pijplijn, maar ondertussen valt er genoeg te proberen en te spelen. In het vorige artikel stonden verschillende agenda-applicaties centraal. De combinatie van Jorte en Touch Calendar voldoet vooralsnog. Maar welk programma is het meest geschikt voor mijn takenlijstjes?

Wat is eigenlijk zo goed aan Pocket Informant?

In 2005 en 2006 liep ik een beetje vast in mijn leven. Het was allemaal prima hoor, maar het werd steeds lastiger om alles te overzien. Er lagen zo veel dingen op mijn tafel dat het overweldigend werd en ik het overzicht regelmatig verloor. Ik begon een beetje rond te kijken naar time management-methoden. De kernboodschap van de verschillende methoden was/is dezelfde. Je kunt tijd niet managen, je hebt 24 uur per dag en daar zul je het mee moeten doen. Het probleem ligt dus bij jezelf, bij de keuzen die je maakt, bij de prioriteiten die je stelt. In 2006 schreef ik mijn eerste levensplan en dat maakte het leven een stuk aangenamer en succesvoller. En nog drukker!

Ik combineerde de time management-methoden van Tony Robbins en Stephen Covey, beide in de categorie ‘we zijn geen time management-methoden’ .  Een tijdje werkte ik met een papieren agenda waarvan ik de bladen zelf ontwierp. Totdat ik Pocket Informant tegenkwam.

Het programma sluit nauw aan bij de methode van Covey. Je kunt rollen aanmaken (wat zijn de hoofdrollen in je leven), daar belangrijke richtpunten bij formuleren (mijlpalen) en dat vervolgens verfijnen met taken om die punten te bereiken. De taken moeten een plek krijgen in de agenda. In de methode van Covey geef dan ook nog prioriteiten aan volgens het schema ‘belangrijk/niet belangrijk en urgent/niet urgent’. Dat gaat prima in Pocket Informant. En eerlijk gezegd, dat mis ik nu wel.

Waar moet een goede takenlijst aan voldoen?

Op zich is het wensen- en eisenlijstje best beperkt:

• nieuwe taken moeten snel en zonder veel gedoe aangemaakt kunnen worden;
• ze moeten vastgehangen kunnen worden aan categorieën;
• ze moeten voorzien kunnen worden van een prioriteitsaanduiding;
• de taken moeten overgezet kunnen worden naar de agenda.

Best simpel, zou ik denken, en met dit in het achterhoofd toog ik naar de Android Market.

Maar eerst, de nieuwe ‘spelers’ op dit terrein

Hoe kan time management nog beter worden? In een complexer wordende wereld kun je, volgens mij, mensen niet blijer maken dan met een nieuwe methode om het geheel overzichtelijk en beheersbaar te maken. De simpele les: ‘Doe gewoon minder, maar doe dat dan goed’ is even wat minder populair. Populairder zijn diensten als Remember the Milk en een methode als Getting Things Done, wat weer aan de basis staat van Lifehacking. Dat laatste klinkt natuurlijk wel lekker. En jawel, in de Android Market vind je ook apps die bij deze diensten en principes aansluiten.

Op zoek naar de ideale takenlijst

Remember the Milk is een online freemium dienst. Dat betekent dat gebruikers die voor gratis gaan een deel van de functionaliteit krijgen. Kies je voor de betaalde dienst, dan krijg je de beschikking over meer functionaliteiten. Bij Remember the Milk zijn dat de applicaties voor mobiele apparaten. Het Pro-account kost 25 dollar per jaar. Je hebt dan wel een programma dat prima samen kan werken met GMail en Google Calendar.

De Remember the Milk app is 15 dagen gratis te proberen, dus dat heb ik ook maar gedaan. En ik was er niet kapot van. Ja, je kunt prioriteiten aangeven in combinatie met categorieën. De koppeling met de agenda was echter niet eenvoudig te vinden. De overall-indruk was niet positief. En het programma verdween weer van mijn Milestone.

Het tweede programma dat voorbij kwam was myGTD, wat dus aansluit bij het Getting Things Done-denken. Als ik het goed begrepen heb komt GTD er op neer dat je taken gelijk groepeert, voorziet van een context en gaat bepalen wanneer ze (ongeveer) uitgevoerd moeten worden. In myGTD zie je dat ook terug in de interface.

Ik heb er mee gespeeld, en blijf dat nog even doen. De systematiek van GTD heb ik niet echt in de vingers. myGTD is mooi vormgegeven, al heb ik nog geen integratie met de kalender gezien.

Wat je als open source applicatie dus niet moet doen.

Het programma Astrid staat op vrij veel ‘top tien’ lijstjes. Astrid is een van de meest complete programma’s voor takenlijsten. Je kan er prioriteiten aan hangen, je kunt de timer bij de uitvoering aan zetten, je kunt met tags werken en de taak kan naar de kalender worden overgezet. Astrid synchroniseert de taken ook met Remember the Milk, dus dan is de Pro-applicatie niet meer nodig. Maar….

Na de eerste update van Astrid bleek de mogelijkheid om taken over te zetten naar de agenda plotsklaps verdwenen te zijn. Dat was vreemd. Het programma bleek in tweeën te zijn geknipt. De extra functionaliteiten die Astrid voor mij aantrekkelijk maakte, waren overgeheveld naar een betaalde Powerpack en Locale Add-On. Het was nog wel mogelijk om te downgraden, en dat heb ik dus maar gedaan. De ontwikkelaars zijn inmiddels op hun schreden teruggekeerd en de twee uitbreidingen uit de Android Market gehaald. Een verstandige zet. Het gevraagde bedrag was niet hoog, maar het valt niet lekker als je opeens moet betalen voor functionaliteit die eerst standaard was. Daarnaast schijnen sommige gebruikers hun takenlijstjes kwijt te zijn geraakt. Ouch!

De Powerpack features zitten nu ter evaluatie in het hoofdprogramma. Maar hoe lang dat gaat duren is nu niet bekend.

De voorlopige winnaar

Astrid voldoet aan alle wensen en eisen, maar met gedoe en onzekerheid heb ik niet zo veel. myGTD liet zien dat een goede takenlijst zonder integratie met de agenda voor mij ook wel een optie was. Ik ben dus wat verder gaan kijken en kwam uit bij TodoBox. Het programma heeft een aantrekkelijke en overzichtelijke interface.

Onder in het scherm staan de vier prioriteiten: Now, Later, Someday en Date. Dat is voor mij ruim genoeg. Immers, taken waarvan je weet wanneer ze precies gedaan moeten worden kunnen direct in de agenda terecht. Het tweede tabblad Projects biedt voldoende ruimte om met eigen categorieën te werken.

Een taak is snel toe te voegen. Pas in tweede instantie open je het scherm met daarop de verschillende opties. Dat vind ik wel handig, want het gebeurt maar al te vaak dat ik snel even iets moet opschrijven en pas later de tijd heb de details en de planning in te vullen.

Conclusies

Astrid is het enige programma dat aan alle vereisten voldoet, maar ik merk dat ik weinig zin heb een programma te gebruiken dat door zo’n woelige periode gaat. Zodra het bedrijf meer weet over haar koers en verdienmodel kijk ik er graag verder naar. Een goed open source programma mag van mij best wat kosten. Ik ben ook al bereid voor Pocket Informant te betalen, dus dat is geen probleem.

In de tussentijd wordt het werk van Pocket Informant overgenomen door Jorte en Touch Calendar enerzijds en TodoBox anderzijds.

En dan nu op zoek naar de ideale mindmap app voor mijn Motorola Milestone.